SKARTACE – Neskladujte co nemusíte

Fungující firma každým rokem vytváří a přijímá značnou část dokumentů. Zákon o archivnictví č. 499/2004 Sb., ve znění pozdějších úprav nám předepisuje, jak s těmito dokumenty můžeme nakládat. Které si ještě musíme ponechat a u kterých pominula správní a provozní upotřebitelnost. Vycházíme z praktických zkušeností, kdy řada společnosti platí drahé nájmy kancelářských prostor jenom proto, aby uschovávali doklady, které již dávno mohly být skartovány, ale setkáváme se také s problémy společností, které se rozhodly naložit s dokumenty podle vlastního uvážení a teď za to nesou právní důsledky.

Jedním z prvních kroků je provedení kompletní evidence a selekce všech dokumentů do následujících skupin:

  • Doklady typu „A“ – Archiválie
  • Doklady typu „S“ – Skart
  • Doklady typu „V“ – Výběr
  • Ostatní doklady, písemnosti, dokumenty

Skartace se týká dvou výše zmiňovaných skupin. První tvoří doklady, které ze zákona není nutné uchovávat a mohou být podle libovolného rozhodnutí kdykoliv zlikvidovány. Druhou skupinou jsou dokumenty typu „S“ - SKART, které jsme uchovávali po zákonem stanovenou dobu, ale tato doba -skartační lhůta již pominula a můžeme se jich trvale zbavit. Těchto „prošlých pořadačů“ někdy bývá ve společnostech až 50% z celkového objemu uložených a místo zabírajících dokumentů. Z legislativních nebo bezpečnostních důvodů je ovšem nemůžete jen tak vyhodit. Odbornou skartací se dokumenty znehodnotí natolik, že již neexistuje žádná cesta vedoucí k odhalení obsahu dokumentů.

Svěřte to nám.